WZÓR KLAUZULI INFORMACYJNEJ dla Dystrybutorów
Szanowna Pani, Szanowny Panie,
W dniu 25 maja 2018 r. weszło w życie rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), określane jako „RODO”.
W związku z tym, chcemy Panią/Pana poinformować o zasadach przetwarzania przez COLWAY spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Koleczkowie Pani/Pana danych osobowych – podanych w związku z zawarciem z Panią/em umowy dystrybucyjnej (dalej jako „Umowa”) oraz podanych w związku z jej wykonywaniem – o przysługujących Pani/Panu w związku z tym prawach. Zależy nam, aby nasi współpracownicy mieli pełną wiedzę, a tym samym pełen komfort współpracy z COLWAY spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Z uwagi na powyższe prosimy Panią/Pana o zapoznanie się z poniższymi informacjami.
Jednocześnie zapewniamy, że Pani/Pana dane osobowe są u nas bezpieczne, a zgodę na ich zbieranie i przetwarzanie może Pani/Pan wycofać w każdej chwili, zgodnie z postanowieniami poniższej „Informacji o ochronie danych osobowych”. Jednakże odmowa ich podania lub wycofanie zgody na ich zbieranie oraz/lub przetwarzanie może utrudnić albo uniemożliwić należyte wykonanie umowy.
Informacja o ochronie danych osobowych
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest COLWAY spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Koleczkowie przy ul. Hippicznej 2, KRS: 0001140538, NIP: 5882393026, REGON: 22156306, dalej zwana „Administratorem Danych Osobowych” lub w skrócie „ADO”.
Administrator Danych Osobowych, gromadzi Pani/Pana dane osobowe uzyskane w związku z zawarciem i wykonywaniem Umowy dystrybucyjnej, którą zawarł Pan/i ze spółką COLWAY („dane osobowe”).
Pani/Pana dane są gromadzone i przetwarzane przez ADO wyłącznie w celu wykonania Umowy, w tym w celach marketingowych.
Przetwarzamy również Pani/Pana dane osobowe w celach wskazanych poniżej, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu ADO, którym jest:
a) wykonywanie ww. umowy;
b) windykacja ewentualnych należności; prowadzenie postępowań sądowych, arbitrażowych i mediacyjnych;
c) prowadzenie analiz statystycznych;
d) przechowywanie danych dla celów archiwalnych oraz zapewnienie rozliczalności (wykazania spełnienia przez ADO obowiązków wynikających z przepisów prawa)
e) prowadzenie marketingu bezpośredniego (motyw 47 Rozporządzenia RODO).
Administrator Danych Osobowych może przekazywać Pani/Pana dane osobowe następującym osobom trzecim dla celów wskazanych w niniejszym dokumencie:
1. swoim pracownikom w celu wykonywania czynności związanych z wykonywaniem Umowy – po uprzednim zapoznaniu się pracowników z zasadami bezpieczeństwa danych osobowych, a przede wszystkim po zapoznaniu się z Polityką Bezpieczeństwa danych osobowych obowiązującą w spółce COLWAY Sp. o.o.,
2. podmiotom, z którymi ADO ma zawartą umowę współpracy („Przetwarzający dane”) w celu wykonywania Umowy, w szczególności ADO może przekazywać Pani/Pana dane osobowe podmiotom takim jak: podmioty świadczące usługi księgowe oraz prawne, podmioty świadczące usługi pocztowe i kurierskie, przedsiębiorstwa, z którymi współpracujemy w celu świadczenia usług marketingowych, przedsiębiorstwa, z którymi współpracujemy w celu świadczenia usług informatycznych. Podmioty takie będą zobowiązane na mocy zawartych z ADO umów do stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa, technicznych i organizacyjnych, aby chronić dane osobowe oraz przetwarzać je wyłącznie zgodnie z przepisami prawnymi,
3. organom nadzorującym, organom władzy i innym osobom trzecim; w przypadku, gdy jest to niezbędne dla realizacji celów wskazanych powyżej oraz wypełnienia obowiązków nałożonych prawem, dane osobowe mogą być przekazywane organom nadzorującym, sądom i innym organom władzy (np. organom podatkowym i organom ścigania), niezależnym doradcom zewnętrznym (np. audytorom) lub podmiotom udzielającym świadczeń.
ADO zobowiązuje się stosować odpowiednie środki bezpieczeństwa, zarówno techniczne jak i organizacyjne, aby chronić Pani/Pana dane osobowe. Dane osobowe będą przechowywane przez ADO i / lub Przetwarzających dane, wyłącznie przez czas niezbędny do osiągnięcia celów, dla których dane te są gromadzone, lecz nie krócej niż okres wskazany w przepisach o archiwizacji.
Przysługują Pani/Panu prawa w zakresie ochrony Danych osobowych. Zgodnie z obowiązującym prawem o ochronie danych, jest Pani/Pan uprawniona(y) do wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego (tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub organu będącego jego następcą).
Ponadto, ma Pani/Pan prawo do:
1. żądania dostępu do Danych osobowych; osoba, której dane dotyczą, jest uprawniona do uzyskania od ADO potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jej dotyczące, a jeśli ma to miejsce, jest uprawniona do uzyskania dostępu do nich. ADO dostarczy Pani/Panu na żądanie kopię Pani/Pana danych osobowych podlegających przetwarzaniu. Za wszelkie kolejne kopie ADO może pobrać opłatę w rozsądnej wysokości wynikającej z kosztów administracyjnych,
2. sprostowania danych osobowych; ma Pani/Pan prawo do sprostowania danych osobowych, które Pani/Pana dotyczą, a które są nieprawidłowe. Z uwzględnieniem celów przetwarzania, ma Pani/Pan prawo żądania uzupełnienia niekompletnych danych osobowych, w tym poprzez przedstawienie dodatkowego oświadczenia,
3. usunięcia danych osobowych („prawo do bycia zapomnianym”); ma Pani/Pan prawo żądania, o ile zachodzą okoliczności przewidziane prawem (w szczególności jeżeli dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane tj. umowa została już wykonana, a roszczenia z umowy uległy przedawnieniu – art.17 ust.1 pkt a) RODO), niezwłocznego usunięcia Danych osobowych, a ADO ma obowiązek bez zbędnej zwłoki usunąć takie dane osobowe, jednakże w takiej sytuacji wykonanie Umowy może stać się niemożliwe, a także ADO ma prawo odmowy usunięcia danych w sytuacji gdy takie dane osobowe są niezbędne ADO do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (art.17 ust.3 punkt e) RODO),
4. ograniczenia przetwarzania Pani/Pana danych osobowych; w takim przypadku, ADO wskaże na Pani/Pana żądanie takie dane osobowe, a ich przetwarzanie może zostać ograniczone tylko i wyłącznie do określonych celów,
5. przenoszenia danych osobowych; pod pewnymi warunkami ma Pani/Pan prawo otrzymać w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie, nadającym się do odczytu maszynowego dane osobowe Pani/Pana dotyczące, przetwarzane przez ADO oraz ma Pani/Pan prawo przesłać te dane osobowe innemu podmiotowi,
6. sprzeciwu; w pewnych okolicznościach ma Pani/Pan prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją – wobec przetwarzania dotyczących Pani/Pana danych osobowych, a na ADO może ciążyć obowiązek zaprzestania przetwarzania takich danych osobowych.
Ponadto informujemy, że:
a) Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane na podstawie art. 6 ust.1 pkt b) RODO (z uwagi na konieczność przetwarzania Pani danych do wykonania Umowy) a także podstawą przetwarzania danych osobowych może być art. 6 ust.1 pkt f) RODO albowiem przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez ADO, a tymi prawnie uzasadnionymi interesami są: konieczność realizacji Umowy, posiadanie danych dla celów obrony przed ewentualnymi roszczeniami kierowanymi przez Panią/Pana, do ADO z tytułu niewykonania lub nieprawidłowego wykonania Umowy; prawnie uzasadnionym celem przetwarzania Pani/a danych osobowych jest także marketing bezpośredni produktów COLWAY Sp. z o.o., który służy dystrybucji produktów; Jeśli udzielił/a Pan/i zgodę na przetwarzanie danych osobowych, również zgoda jest podstawą prawną przetwarzania Pana/i danych osobowych;
b) ADO nie przetwarza danych wrażliwych;
c) dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji zawartej Umowy;
d) ADO nie przekazuje danych osobowych poza granice Unii Europejskiej i krajów Europejskiego Obszaru Gospodarczego (Norwegia, Islandia i Lichtenstein) oraz Szwajcarii;
e) ADO umożliwia Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo do ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu co do przetwarzania.
W każdej chwili przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, przetwarzanych w celu i na podstawie wskazanych powyżej. Przestaniemy przetwarzać Pani/Pana dane w tych celach, chyba że będziemy w stanie wykazać, że istnieją ważne, prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Pani/Pana interesów, praw i wolności lub Pani/Pana dane będą nam niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Informujemy, że ADO nie podejmuje decyzji w sposób zautomatyzowany i Pani/Pana dane, przekazane nam w związku z zawarciem lub wykonywaniem Umowy, nie są profilowane.
W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących Danych osobowych lub wykonywania praw w zakresie prywatności, prosimy o kontakt z ADO. Poniżej podajemy dane kontaktowe do ADO: ul. Hippiczna 2, 84-207 Koleczkowo.
Informację otrzymałam/otrzymałem:
________________________, dnia _ _ . _ _ . _ _ _ _ roku.
(miejscowość)
Czytelny podpis:
_______________________
>> WZÓR KLAUZULI INFORMACYJNEJ dla Dystrybutorów do pobrania <<